Pazar sabahı saat 11. CFO bir mesaj atmış: "Bu ay kira maliyetimiz neden geçen aya göre %12 arttı?"
Kiralama direktörü Excel'i açıyor. 7 sekme, 3 farklı tarih, 2 farklı formül. Cevabı bulmak bir saatten az sürer mi? Büyük ihtimalle hayır.
Bu senaryo tanıdık geliyorsa — onlarca mağazanın üzerinde büyüyen her perakende şirketinin yaşadığı sorunları anlattık.
1. Formül hataları sessizce büyür
Excel'de bir hücreye yanlış döviz kuru girildiğinde sistem size bağırmaz. Hata sessizce yayılır. Portföyünüzün üçte biri USD kirayla çalışıyorsa ve kur %5 hatalı girilmişse, aylık kur farkı sapması fark edilmeden binlerce liraya ulaşır.
Muhasebe denetimine kadar kimse fark etmeyebilir. O noktada da "kim girdi bu formülü" sorusu başlar.
2. Fesih tarihini kaçırmak bir yıl demek
Sözleşmenin 12. maddesinde yazıyor: fesih bildirimi 6 ay önceden yapılmalı. Ama bu tarihi takip eden kim? Kiralama direktörü değişti mi? Takvim hatırlatıcısı silindi mi? O zaman sözleşme otomatik uzar — eski kirayla, eski koşullarla.
Yüzlerce mağazalı bir portföyde yılda birkaç sözleşmede bu olur. Küçük görünüyor ama her biri ciddi para.
3. Ciro kirası hesabı 5 iş gününde bitmez
AVM mağazalarında ciro bazlı kira var. Her ay doğru hesap için şunları yapmanız gerekiyor: ERP'den ciro çek, KDV'yi çıkar, ciro oranıyla çarp, baz kirayla karşılaştır, farkı hesapla.
Onlarca mağaza için. Elle. 5 iş günü içinde. Ve bir önceki ayın iadelerini de unutma.
Pratikte ya gecikmeli ödeniyor, ya eksik hesaplanıyor.
4. Dövizli kiralar Excel'i karıştırır
Sözleşmede "TCMB kuru üzerinden" yazıyor. Hangi gün? Alış mı satış mı? Dönem ortalaması mı dönem sonu mu? Bu soruların cevabı sözleşmeden sözleşmeye değişiyor.
Birisi her ay bu kurları TCMB'den kopyalıyor, bir hücreye yapıştırıyor ve dua ediyor ki doğru sütuna gitsin.
5. CFO raporunu istiyor, siz üç gün hazırlıyorsunuz
"Bu çeyrekte toplam kira yükümüz nedir?" sorusu basit görünür. Ama veriler üç farklı dosyada, iki farklı formatta dağınıksa bu soruya cevap vermek günler sürer.
Onlarca mağazalı zincirlerin kiralama departmanları aylık raporlama için ortalama 40 saat harcıyor. Bu bir çalışanın neredeyse tam bir haftası.
Yine de Excel'de kalacaksanız
Bu beş sorun, Excel'i bugün bırakmanızı gerektirmiyor. Portföy hâlâ bir avuç mağazaysa doğru kurulmuş bir tablo uzun süre iş görür — ama doğru kurulması şartıyla. Hangi sütunların gerçekten gerektiğini ve tablonun kaçıncı mağazada çöktüğünü kira takip Excel şablonu yazısında tek tek yazdık; şablonu oradan indirebilirsiniz.
Çözüm basit görünmüyor ama aslında öyle
LAP ile kontrat oluşturduğunuzda tüm ödeme takvimi otomatik üretilir. Ciro kiraları günlük cirolardan hesaplanır. TCMB kurları sisteme otomatik gelir. Fesih tarihleri 45 gün önceden sizi uyarır.
40 saat değil, 1 saat.