Kira takibine yeni başlıyorsanız ya da elinizdeki dosya dağıldıysa, işe düzgün bir yapıyla başlamak zaman kazandırır.
Aşağıda kullandığımız sütun yapısını paylaşıyoruz. Sonunda da dürüst kısmı: bu şablon kaçıncı mağazada yetmemeye başlar.
Şablonu indirin (CSV — Excel'de açılır)
Hangi sütunlar gerçekten gerekli?
Çoğu kira dosyası mağaza adı, kira ve tarihten ibarettir. Bu üçü ilk sorunda yetersiz kalır. Asgari yapı şu:
Kimlik ve lokasyon — mağaza kodu (ERP'deki şube koduyla aynı olmalı), ad, şehir, AVM/cadde ayrımı, m². m² olmadan mağazaları karşılaştıramazsınız.
Sözleşme tarihleri — başlangıç, bitiş, fesih hakkı edinme süresi, ihbar süresi ve bu ikisinden hesaplanan fesih bildirim son tarihi. Son sütun kritik: kimse her seferinde elle hesaplamaz, bir kere hesaplanıp yazılmalı.
Kira yapısı — para birimi, baz kira, ciro oranı, eşik ciro (baz kira ÷ ciro oranı), aidat, stopajın dahil olup olmadığı.
Artış — endeks, son artış tarihi. Bir sonraki artışın ne zaman geleceğini buradan görürsünüz.
Teminat — tutar ve vade. Vadesi kaçan teminat mektubu sözleşmeye aykırılık doğurur.
Dönemsel — net ciro, ciro kirası, ciro kira farkı, toplam ödeme, kira/ciro oranı, ödeme durumu.
Son gruptaki sütunlar her ay yeniden hesaplanır. Asıl iş yükü buradadır.
Şablonu kullanırken üç kural
1. Ciroyu KDV hariç girin. Kasadan çıkan rakam KDV dahildir; kira hesabı net ciro üzerinden yapılır. Brüt rakamla doldurursanız tüm ciro kirası hesabınız yanlış çıkar. Hesaplayıcımızla doğru rakamı bulabilirsiniz.
2. Dövizli satırlarda kur kaynağını yazın. Alış mı satış mı, dönem ortalaması mı ödeme günü mü — not sütununa yazılmazsa altı ay sonra kimse hatırlamaz.
3. Fesih bildirim tarihini takvime de işleyin. Excel size hatırlatmaz. Dosyayı açan olmazsa tarih sessizce geçer.
Peki bu şablon nereye kadar gider?
Dürüst cevap: 10 mağazaya kadar mükemmel. 30'da zorlanmaya başlar. 50'yi geçtikten sonra bir kişi tam zamanını verse bile yetişemez.
Sebebi dosyanın kötü olması değil. Excel'in yapamadığı dört şey var:
Hatırlatmaz. Fesih tarihi geldiğinde dosya kendiliğinden açılmaz. Kiralama sorumlusu izne çıktığında ya da işten ayrıldığında takip durur.
Kendi verisini çekmez. Ciroyu her ay ERP'den export edip elle yapıştırmanız gerekir. 50 mağaza için bu tek başına 4-5 saat.
İki kişi aynı anda çalışamaz. "Ana Master Kira v3 FINAL güncel.xlsx" hepimizin bildiği dosyadır. Kimin sürümü doğru, belli değildir.
Denetlemez. Bir hücreye yanlış kur girildiğinde uyarı çıkmaz. Hata sessizce yayılır ve genellikle muhasebe denetiminde ortaya çıkar — aylar sonra.
Geçiş için doğru an
Çoğu şirket sisteme geçişi planlı yapmaz. Bir fesih tarihi kaçırılır, bir ödeme gecikir, bir kur hesabı yanlış yapılır — ve o noktada karar alınır.
Daha akıllıcası, hata olmadan ve portföy küçükken geçmektir. 80 mağazayla veri taşımak, 30 mağazayla taşımaktan çok daha karmaşıktır.
Lease Analytics Pro'ya geçerken bu şablonu doğrudan içeri aktarabilirsiniz — sütun yapısı zaten uyumlu. 20 dakikalık demoda kendi dosyanız üzerinden gösterelim.