Kira Takip Raporu: Zincir Mağazada Hangi Raporlar Gerekir?

Pazartesi sabahı finans direktörü iki soru soruyor: "Bu çeyrekte kaç sözleşmemiz bitiyor?" ve "Hangi mağazalar kirasını taşımıyor?"

İki soru da basit. Cevapları hazırlamak ise çoğu kiralama ekibinde iki gün sürüyor. Sebebi ekip değil: "kira takip raporu" diye tek bir rapor yok. Onlarca mağazalı bir portföyde her ay ya da çeyrekte cevaplanması gereken yedi ayrı soru var. Her birini farklı biri okuyor, her biri farklı sütunlar istiyor.

Aşağıda bu yedi raporu tek tek açıyoruz: kim okur, hangi sütunlar gerekir, ne sıklıkla hazırlanır ve Excel'de tam olarak nerede kırılır.

Yedi rapor, yedi ayrı soru

1. Yenileme ve fesih takvimi

• Kim okur: Kiralama müdürü, hukuk, genel müdür yardımcısı.
• Sütunlar: Mağaza kodu, sözleşme bitiş tarihi, uzatma geçmişi, fesih ihbar süresi, bu süreden hesaplanan ihbar son tarihi, beş yıllık kira uyarlaması dönemi, mevcut kira.
• Sıklık: Aylık; en az altı ay ileriye bakar.
• Excel'de kırıldığı yer: İhbar son tarihi bir kez hesaplanıp hücreye yazılır. Sözleşme uzadığında bitiş tarihi güncellenir ama ihbar tarihi güncellenmez. Rapor doğru görünür, tarih yanlıştır.

2. Ödeme durumu

• Kim okur: Muhasebe, kiralama ekibi.
• Sütunlar: Dönem, mağaza, tutar, para birimi, TL karşılığı, vade, durum (ödenmedi, kısmi, ödendi, iptal), ödeme tarihi.
• Sıklık: Haftalık; ay sonunda kapanış.
• Excel'de kırıldığı yer: "Ödendi" sütunu bir kişinin beyanıdır, dekontla bağı yoktur. Mülkün birden fazla sahibi varsa iki hissedara ödenip üçüncüye ödenmemiş bir kirayı tek satırlık tablo göstermez. Kira ödemesindeki gecikmelerin çoğu buradan çıkar.

3. Ciro kirası tahakkuku

• Kim okur: Finans, kiralama, AVM ile mutabakatı yapan kişi.
• Sütunlar: Mağaza, net ciro, ciro oranı, eşik ciro, ciro üzerinden kira, baz kira, ciro kira farkı, dönem kesinleşti mi.
• Sıklık: Aylık.
• Excel'de kırıldığı yer: Üç yerde. Ciro KDV'li yapıştırılır ve fark şişer. Bir mağazanın cirosu gelmemiştir, hücre boş kalır ve fark sessizce sıfır görünür. Geçmiş aya iade düşülür, kapanmış dönemin hesabı kimse fark etmeden değişir. Tek mağaza için hesabı ciro kirası hesaplayıcı ile kontrol edebilirsiniz; sorun tek mağazada değil, hepsinde aynı anda.

4. Kira/ciro oranı — mağaza performansı

• Kim okur: Genel müdür, finans direktörü, perakende operasyon.
• Sütunlar: Mağaza, dönem cirosu, tahakkuk eden kira (baz + ciro farkı), kira/ciro oranı, önceki döneme göre değişim, hedef.
• Sıklık: Aylık veya çeyreklik.
• Excel'de kırıldığı yer: Oran çoğu zaman ödenen kiradan hesaplanır. Ödemesi gecikmiş mağaza o ay olduğundan iyi görünür. Bitmemiş ay rapora girer, yarım ayın cirosu oranı uçurur. Tek bir mağazanın oranını kira/ciro oranı hesaplayıcı ile bulabilirsiniz; raporun işi, bandın dışına çıkan mağazayı kimse bakmadan listenin başına taşımaktır.

5. Döviz yükü

• Kim okur: Finans direktörü, hazine.
• Sütunlar: Sözleşme para birimi, döviz tutarı, kullanılan kur, kur tarihi ve tipi, TL karşılığı; toplamlar para birimine göre.
• Sıklık: Aylık; kur sert hareket ettiğinde ara rapor.
• Excel'de kırıldığı yer: Kur sütunu elle güncellenir. Altı ay sonra kimse o hücredeki kurun hangi günün, alış mı satış mı olduğunu bilmez. İki ayrı raporda aynı sözleşme iki farklı TL tutarıyla görünür.

6. Teminat mektubu vadeleri

• Kim okur: Finans, hazine, kiralama.
• Sütunlar: Banka, mektup no, tutar, para birimi, vade, ilgili sözleşme, durum (aktif, yakında bitecek, süresi dolmuş, yenilenmiş, iade edilmiş).
• Sıklık: Aylık; 90 gün ileriye bakar.
• Excel'de kırıldığı yer: Banka yeni mektubu düzenlediğinde eski satır silinmez, yenisi eklenir. Toplam teminat ikiye katlanmış görünür ya da eski satır "süresi dolmuş" alarmı vermeye devam eder. İade edilen mektup toplamdan düşülmez. Teminat mektubunun vadesi dolarsa ne olur sorusu bu raporun neden aylık olması gerektiğini anlatıyor.

7. Bütçe – gerçekleşen

• Kim okur: Finans direktörü, yönetim kurulu.
• Sütunlar: Onaylı bütçedeki kira gideri, gerçekleşen, sapma; baz kira, ciro kirası ve kur etkisi ayrı ayrı.
• Sıklık: Aylık; çeyrek sonunda yönetime sunulur.
• Excel'de kırıldığı yer: Bütçe dosyası onaylandıktan sonra da değiştirilir. Altı ay sonra "bütçeyi yaparken hangi artış oranını varsaymıştık?" sorusunun cevabı kaybolmuştur. Sapma ölçülür ama neye göre ölçüldüğü belli değildir.

Asıl sorun: yedi rapor, yedi dosya

Bu raporların hepsi aynı veriden beslenir: mağaza, sözleşme, ödeme, ciro, kur, teminat. Excel'de ise her biri ayrı bir dosyada, ayrı bir kişinin elinde yaşar.

Sonuç tanıdıktır. Sözleşme raporundaki mağaza kodu ödeme raporundakiyle tutmaz. Performans raporundaki kira, bütçe raporundaki kiradan farklıdır. Yönetim toplantısında rakamı savunmak yerine iki dosya arasındaki farkı açıklamaya vakit harcanır. Excel ile kira takibinin asıl sorunu tam olarak bu noktada başlar.

Bir avuç mağazada iyi kurulmuş bir dosya yeter; nereden başlayacağınızı kira takip Excel şablonu yazısında anlattık. Onlarca mağazada ise sorun dosyanın kalitesi değil, yedi raporun tek bir doğruluk kaynağından üretilmemesidir.

Lease Analytics Pro'da bu raporlar nasıl çıkar?

LAP'ta bu yedi rapor ayrı ayrı hazırlanmaz. Hepsi aynı kayıttan okunur ve her biri bir ekrandır:

• Yenileme ve fesih: Sözleşme Yönetimi ekranının "Aksiyon Gerekiyor" sekmesi bitmek üzere olan, süresi geçmiş ve yenileme kararı bekleyen sözleşmeleri toplar. İhbar son tarihi sözleşmedeki sürelerden hesaplanır; fesih ihbarı ve beş yıllık kira uyarlaması için ayrı e-posta bildirimleri vardır.
• Ödeme durumu: Ödeme Takibi ödemeleri durumlarına göre sekmelere ayırır, aya göre gruplar ve her ayın toplamını gösterir. Hissedarlı mülkte kira her hissedara ayrı ödenir ve pay pay işaretlenir; tüm paylar ödenene kadar satır "Kısmi" kalır.
• Ciro kirası: Ciro ERP entegrasyonuyla her gün sisteme akar ve KDV'den arındırılır. Kesinleşen dönemin tutarı donar; sonradan gelen düzeltme geçmiş mutabakatı sessizce bozmaz. Cirosu gelmeyen mağaza için uyarı çıkar. Sözleşme Analizi'nde ciro kirasının son on iki ayda baz kirayı aşıp aşmadığı ayrı bir kolondur.
• Kira/ciro oranı: Mağaza Performansı oranı ödenen tutardan değil, dönemin tahakkuk eden kirasından hesaplar. Bitmemiş ay rapora girmez; oran hesaplanamıyorsa yanıltıcı bir sayı yerine nedenini yazar. İyi, orta, zayıf eşiklerini siz belirlersiniz.
• Döviz yükü: TCMB kuru her gün kendiliğinden çekilir ve saklanır. Raporu günün kuruyla ya da dönem ortalamasıyla alırsınız; kur yayınlanmayan gün için kur uydurulmaz.
• Teminat: Mektuplar aktif, yakında bitecek, süresi dolmuş, yenilenmiş ve iade edilmiş olarak izlenir. Yenilenen mektup boşuna alarm üretmez; toplam teminat para birimi bazında görünür.
• Bütçe – gerçekleşen: Onaylanan bütçe versiyonu kilitlenir ve gerçekleşenle karşılaştırılır. "Neyi varsaymıştık" sorusunun cevabı değişmeden durur.

Üç özellik bütün ekranlarda ortaktır. Kayıtlı filtreler: "İstanbul AVM'leri, bitişe 180 günden az" gibi bir kombinasyonu bir kez kurar, kendinize ya da ekibe açık kaydedersiniz. Paylaşılan filtre, açan kişinin yetkisi dışındaki mağazaları zaten göstermez. Excel'e aktarım: ekranda gördüğünüz liste ile indirdiğiniz dosya aynı hesaplamadan üretilir, aralarında fark olmaz. Dışa aktarma ayrı bir yetkidir ve her indirme denetim kaydına yazılır. Tarih ekseni: Kira Analizi aynı ödemeyi ödeme, dönem, vade ya da kayıt tarihine göre okur; nakit bakışı ile muhasebe bakışı aynı ekrandadır.

Rapor için ekran ekran gezmek de gerekmiyor. LAP Ajanı'na soruyu Türkçe yazarsınız, "Bu çeyrekte bitecek sözleşmeleri kalan güne göre sırala" gibi, cevap verinin kendisinden gelir. "Bunu Excel olarak ver" dediğinizde tablo indirilebilir dosya olarak hazırlanır.

Raporu hazırlamak değil, okumak

Kira takibinde vaktin çoğu raporu hazırlamaya gidiyorsa, raporun asıl işi olan karar vermeye vakit kalmıyor demektir. Finans direktörünün pazartesi sorusu iki gün değil, iki dakika sürmeli.

LAP'ın bu yedi raporu kendi portföyünüzün verisiyle nasıl ürettiğini demoda gösterelim. Kira yönetim yazılımı seçerken nelere bakmanız gerektiğini ise kira yönetim yazılımı sayfamızda topladık.