AVM sözleşmesi imzalanır. Finans ekibi bankadan teminat mektubunu çıkarır, aslı kiraya verene teslim edilir, fotokopisi bir klasöre girer. Sonra herkes işine döner.
Mektubun bir vadesi vardır ve o tarih hiçbir takvimde yazmaz.
Bir yıl sonra AVM yönetiminden bir e-posta gelir: "Teminat mektubunuzun süresi doluyor, yenilenmiş mektubu ay sonuna kadar iletmenizi rica ederiz." O hafta banka yenilemeyi yetiştiremez. Bu yazı o e-posta gelmeden önce bilinmesi gerekenleri anlatıyor.
Kira teminat mektubu nedir?
Kira teminat mektubu, bir bankanın kiraya verene verdiği yazılı bir taahhüttür. Banka kiraya verene şunu söyler: "Kiracı sözleşmeden doğan borcunu yerine getirmezse, şu tutara kadar ödemeyi ben yaparım." Kiraya veren (lehtar) mektubu elinde tutar. Kiracı kirayı ödemezse ya da sözleşmeden doğan başka bir borcunu yerine getirmezse bankaya başvurup mektubu paraya çevirebilir. Buna tazmin denir.
Mektup kiracıya bedavaya gelmez. Banka komisyon alır ve mektubun tutarı şirketin bankadaki gayrinakdi kredi limitinden düşer. Tutar sözleşmede belirlenir ve çoğunlukla birkaç aylık kira karşılığı olarak yazılır.
Depozitodan farkı ne?
Depozito nakittir: sözleşme boyunca paranız bağlı kalır. Teminat mektubunda nakit yerinden oynamaz. Kiracı yalnızca bankanın komisyonunu öder; mektup ancak bir ihlal olursa paraya dönüşür.
Zincir perakendede bu yüzden çoğunlukla mektup tercih edilir. Onlarca mağazanın depozitosunu nakit olarak bağlamak işletme sermayesini kilitler. Mektubun bedeli ise takip yüküdür: nakit depozitonun vadesi yoktur, mektubun vardır.
Süreli ve süresiz mektup
- Süreli mektup: Üzerinde bir vade tarihi yazar. Bankanın sorumluluğu genellikle o tarihle sınırlıdır. Tazmin talebinin ne zamana kadar yapılabileceği mektubun metninde belirtilir.
- Süresiz mektup: Vadesi yoktur. Banka, mektubun aslı kendisine iade edilene ya da lehtar onu serbest bırakana kadar sorumlu kalır.
Çoğu AVM sözleşmesi teminatın sözleşme süresince geçerli kalmasını şart koşar. Bu süre sıklıkla tahliyeye ve hesaplaşmanın bitmesine kadar uzar. Süreli mektupla çalışan kiracı için bu, her vadede bir yenileme demektir.
Süresi dolarsa ne olur?
Mektubun vadesinin dolması tek başına bir şey değiştirmez. Sorun, sözleşmenin teminatın kesintisiz geçerli kalmasını istemesidir. Uygulamada süreç şöyle işler:
- Kiraya veren yenileme ister. Vade yaklaşırken yönetim yenilenmiş mektubu yazılı olarak talep eder.
- Yenileme yetişmezse risk büyür. Kiraya veren, sözleşmenize göre bunu bir aykırılık olarak ihtar edebilir. Bazı sözleşmeler, yeni mektup zamanında gelmezse kiraya verene mevcut mektubu paraya çevirme hakkı tanır. Yani hiçbir borcunuz olmasa da mektubun tutarı tahsil edilebilir.
- Tutar güncellenebilir. Kira her yıl artar. Teminat ilk yılın tutarında kaldıysa, kiraya veren yenileme sırasında yeni kiraya göre hesaplanmış daha yüksek bir mektup isteyebilir. Bu da bankada ek limit demektir.
Bu üçünden hangisinin olacağını sözleşmenizin teminat maddesi belirler. Bu madde AVM kira sözleşmesinde dikkat edilecek maddeler listesinde de yer alıyor ve imzadan önce okunması gerekir.
Asıl risk şurada: yenilemeye kiraya veren hatırlattığında başlıyorsanız, takvimi o belirliyor demektir.
Yenileme neden haftalar sürer?
Banka için yenileme yeni bir gayrinakdi kredi işlemidir. Limit kontrol edilir, onay alınır, mektup düzenlenir, metnin kiraya verenin istediği kalıba uyup uymadığına bakılır ve aslı teslim edilir. Kiraya veren metinde değişiklik isterse süreç bir tur daha uzar.
Tek mağaza için bu bir sorun değildir. Ama aynı ay içinde vadesi dolan beş mektup varsa, finans ekibi bankayla beş ayrı süreç yürütüyor demektir. Bu yüzden uyarının vadeden birkaç gün değil, birkaç ay önce başlaması gerekir.
40 mağazada vade takvimi
Basit bir hesap yapalım. 40 mağazalı bir portföyde her mektup yılda bir yenileniyorsa, yılda 40 yenileme yapılır. Bu da ayda ortalama üç ila dört yenileme demektir. Uyarıyı vadeden 90 gün önce başlatırsanız, herhangi bir anda yaklaşık on mektup süreçte olur. Kimi bankada onay bekler, kimi kuryededir, kiminde kiraya veren metne itiraz etmiştir.
Buna iki şey daha eklenir:
- Döviz cinsinden mektuplar. Sözleşmesi dövizli mağazalarda mektup da çoğu zaman aynı para birimindedir ve TL karşılığı kurla değişir. Bu yüzden toplam teminat yükünüzü tek bir rakam olarak değil, para birimi bazında izlemeniz gerekir. Kurun kira hesabına etkisi için TCMB kuruyla kira hesaplama rehberine bakın.
- Personel değişimi. Mektubu kimin, hangi bankadan, hangi limitle aldığı çoğu zaman tek bir kişinin e-postasında durur. O kişi ayrıldığında vade bilgisi de gider. Fesih ihbar süresinde de aynı şey olur.
İade alınmayan mektup da maliyettir
Sözleşme bitti, mağaza boşaltıldı, hesaplaşma yapıldı. Artık kimse mektubu düşünmez. Oysa özellikle süresiz mektuplarda, aslı iade edilmedikçe banka riski kapatmaz. Komisyon işlemeye ve limit kullanılmaya devam edebilir.
Bu yüzden iade sürecinin de takip edilmesi gerekir: mektubun aslı kiraya verenden geri alınır, bankaya teslim edilir ve kayıttan düşülür. Kapanan mağazaların mektupları, takip listesinden ilk unutulan kalemdir.
Lease Analytics Pro'da teminat mektubu
LAP'te her mektup bankası, tutarı, para birimi, vadesi ve bağlı olduğu sözleşmeyle birlikte kayıtlıdır. Mektuplar beş durumda izlenir: aktif, yakında bitecek, süresi dolmuş, yenilenmiş ve iade edilmiş.
- Uyarı aylar önce başlar. Vadesi yaklaşan mektup e-posta özetine düşer. Uyarı varsayılan olarak vadeden 90 gün önce başlar ve bu süreyi siz belirlersiniz. Vadesi dolduğu hâlde iade edilmemiş mektuplar da bildirilir.
- Yenilenen mektup boşuna alarm üretmez. Banka yeni mektubu düzenlediğinde yeni mektup eklenir, eskisi "yenilendi" olarak işaretlenir ve yerine geçen mektup seçilir.
- İade kayda geçer. Geri alınan mektup, iade tarihiyle işaretlenir ve toplamdan düşer. Mağazayı kapatsanız bile teminat uyarıları durmaz, çünkü mektubu geri almadan iş bitmiş sayılmaz.
- Toplam yük tek ekranda görünür. Mektupları durum, şehir, sözleşme ve para birimine göre süzer, seçtiğiniz filtredeki toplam teminat tutarını görürsünüz. Elinizdeki mektupları Excel'den toplu olarak yükleyebilirsiniz.
Teminat mektubu sözleşme, ödeme ve ciro kirasıyla aynı kira yönetim yazılımında durduğunda bir klasör olmaktan çıkar, bir takvime dönüşür. Demo talep edin ve kendi portföyünüzün vade takvimini görün.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Teminat mektubunun hukuki sonuçları mektubun metnine ve sözleşmenizdeki hükümlere göre değişir; bağlayıcı bir değerlendirme için hukuk danışmanınıza başvurun.